การปรับปรุงพนักงานแผนกเอกสารขาเข้า กรณีศึกษา บริษัทธุรกิจนำเข้า-ส่งออก เขตสาธร

บทคัดย่อ

         การศึกษาวิจัยเพื่อศึกษากระบวนการทำงานของเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าขาเข้า เมื่อพบปัญหาในการดำเนินงาน จึงใช้ทฤษฎี เข้าไปแก้ปัญหา โดยใช้แผนผังก้างปลา (Fishbone Diagram) ในการค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น จากนั้นนำทฤษฎี SWOT (SWOT Analysis)เข้าไปวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อน ของขั้นตอนการดำเนินการของแผนกเอกสารขาเข้า วิเคราะห์ปัจจัยภายนอกและภายในเพื่อนำมาวิเคราะห์หาเหตุผลของงานในแต่ละขั้นตอนมาทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตามแนวคิดการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องหรือแนวคิดไคเซ็น โดยใช้หลักการ ECRS มาเป็นแนวความคิดในการค้นหาแนวทางการปรับปรุงการกระบวนการทำงาน โดยจากการศึกษาพบว่า

1. การลดกระบวนการทำงานด้านเอกสารขาเข้า จากที่ต้องส่งเอกสารช้าหรือซ้ำที่นำมาที่คีย์เอกสารลงในระบบผิดพลาดต้องมีการตรวจสอบเอกสารก่อนทำการคีย์ลงระบบ และมีการตรวจเช็คก่อนว่าชุดเอกสารที่จัดทำถูกชุดหรือไม่ มีความถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เมื่อทำแล้วจึงพบว่าลดความซับซ้อนในการหาเอกสาร กระบวนการทำงานรวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น ไม่เกิดปัญหาในเรื่องของการแก้ไขเอกสาร เรื่องการใช้เวลามากเกินไป กล่าวคือมุ่งเน้นการปรับปรุงอย่างมีประสิทธิภาพ 
2. มีการหยิบเอกสารอ้างอิงได้ถูกชุด /ไม่เกิดปัญหาเอกสารสลับชุด และมีการจัดชุดเอกสารใบสั่งปล่อยสินค้า ได้อย่างสมบูรณ์ครบถ้วน มีความพร้อมในการปล่อยงานให้ลูกค้า มีการจัดระบบในการเรียงชุดเอกสารงาน เพื่อให้ง่ายต่อการสั่งปล่อย มีการแจ้งกำหนดช่วงเวลารับเอกสารอย่างชัดเจน เพื่อลดปัญหาการมารับเอกสารในเวลาพร้อม ๆ กัน
3. มีการแจ้งลูกค้าว่าต้องทำการชำระค่ามัดจำตู้ด้วยเงินสดเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการรวมเช็คมัดจำตู้คอนเทนเนอร์ และค่าระวางเรือ ค่าเคลียร์สินค้าในประเทศ(Local charge) ในเอกสารชุดเดียวกันช่วยลูกค้าและเป็นการลดความผิดพลาดจากการทำงานได้มากว่า ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้น ไม่เกิดความผิดพลาดในเรื่องของเอกสาร และ การทำงานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น