ประสิทธิภาพการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการภายในมหาวิทยาลัยมหาสารคาม

บทคัดย่อ

ภมิหลังและวัตถุประสงค์: ระบบงานสารบรรณเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร และเป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาองค์กรในการจัดระบบระเบียบการจัดการเอกสารภายในหน่วยงาน เพื่อให้การค้นหา ติดตาม สามารถทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ซึ่งระบบสารบรรณแบบเดิม มีขั้นตอนที่ซับซ้อน รวมไปถึงซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงานในหลายขั้นตอน ส่งผลให้เกิดความล่าช้า และสิ้นเปลืองทรัพยากร งบประมาณ การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์ในการศึกษา (1) เพื่อศึกษาประสิทธิภาพการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (MSU-EDS) ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการภายในมหาวิทยาลัยมหาสารคาม (2) เพื่อเสนอแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (MSU-EDS) ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการ และบุคลากร ภายในมหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ระเบียบวิธีการวิจัย: ประชากรและกลุ่มตัวอย่างที่ใช้ศึกษาคือ บุคลากรผู้ปฏิบัติหน้าที่ธุรการ ในสังกัดคณะ หน่วยงาน ของมหาวิทยาลัยมหาสารคาม จำนวน 72 คน ใช้วิธีการเลือกแบบเฉพาะเจาะจง ซึ่งงานวิจัยดังกล่าวเป็นงานวิจัยเชิงสำรวจ ผู้วิจัยได้ทำการทดสอบความน่าเชื่อถือ โดยวิธีการแจกแบบสอบถามกับกลุ่มตัวอย่าง จำนวน30 คน เพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือโดยการวิเคราะห์ประมวล หาค่า ครอนบาร์ค แอลฟ่า ซึ่งได้ค่าเท่ากับ 0.849 ก่อนที่จะนำแบบสอบถามไปใช้สำรวจกับประชากรกลุ่มตัวอย่างจริง เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลในการวิจัยครั้งนี้ เป็นแบบสอบถาม (Questionnaire) มาตรส่วนประมาณค่า (Rating Scale) แบ่งออกเป็น 5 ระดับ ใช้การรายงานผลด้วยสถิติเชิงพรรณนา (Descriptive Statistics) และแสดงผลในรูปแบบของร้อยละ (Pecentage) โดยแบ่งเป็น 5 ตอน

ผลวิจัย: เจ้าหน้าที่ธุรการส่วนใหญ่เป็นเพศหญิง มีอายุส่วนใหญ่ 21-30 ปี ระดับการศึกษา ส่วนใหญ่คือระดับปริญญาตรี สถานภาพการทำงาน ส่วนใหญ่ คือพนักงานมหาวิทยาลัย อายุการทำงาน ส่วนใหญ่ ระหว่าง 4-6 ปี หน่วยงานที่สังกัด ส่วนใหญ่มีจำนวนคณะละ 1 คน และมีคณะหน่วยงานเพียงสามหน่วยงานที่มีบุคลากรที่สังกัด หน่วยงานละ 2 คน มีความถี่ในการใช้งานในระบบ EDS ทุกวัน ในช่วงเวลา 08.30-10.00 น. โดยวัตถุประสงค์การใช้งานหลักก็เพื่อลงรับหนังสือ แจ้งเวียนหนังสือส่งออก และอัพโหลดเอกสารลงระบบ โดยผู้ปฏิบัติงานธุรการจะเปิดใช้งาน EDS ในระหว่างทำงานอยู่เป็นระยะๆ เนื่องจากมีงานด้านอื่นๆที่ต้องทำควบคู่ไปด้วย จึงไม่มีการกำหนดเวลาที่ชัดเจน ในการเปิดใช้งาน ผู้ปฏิบัติงานธุรการมีการเก็บรักษารหัสไว้อย่างดี รวมถึงสนับสนุนช่วยเหลือบุคลากรทั้งใหม่และเก่าให้ได้รับความสะดวกในการได้มาซึ่งรหัส EDS เพื่อการใช้งานที่ต่อเนื่อง ทันต่อสถานการณ์ข่าวสาร โดยการแนะนำ ชี้แนะ ขั้นตอนต่างๆ รวมทั้งฝึกอบรมวิธีใช้งานให้กับบุคลากรในหน่วยงาน ทั้งยังสนับสนุนให้บุคลากรในหน่วยงานใช้งานเอกสารผ่านระบบ EDS เป็นช่องทางหลัก เช่นเดียวกับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานก็ใช้ระบบ EDS ในการปฏิบัติงานอยู่เป็นประจำ

สรุปผล: การวิจัยสรุปได้ว่าพนักงานธุรการส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง อายุ 21-30 ปี วุฒิปริญญาตรี และมีประสบการณ์ 4-6 ปี ระบบ EDS มีการใช้งานเป็นประจำทุกวันสำหรับงานเฉพาะ โดยมุ่งเน้นที่การรักษารหัสและบุคลากรสนับสนุน ข้อค้นพบนี้เน้นย้ำถึงบทบาทสำคัญของระบบในฐานะช่องทางหลักในการใช้เอกสารของทั้งเจ้าหน้าที่ธุรการและผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน