ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ มหาวิทยาลัยนเรศวร

Abstract

 การวิจัยครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการใช้งาน และปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข หรือสนับสนุนให้บุคลากรใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น โดยกลุ่มประชากร ได้แก่ บุคลากร คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ที่ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 118 คน ซึ่งมีผู้ตอบแบบสอบถามทั้งสิ้น 86 คน คิดเป็น ร้อยละ 72.89 ของประชากรที่ศึกษาทั้งหมด

ผลการวิจัย พบว่า มี 3 ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ด้านความรู้ บุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับการเข้า e-Document มากที่สุด ด้านพฤติกรรมการใช้งานพบว่า บุคลากรมีปริมาณการใช้งานโดยเฉลี่ยวันละ 2 ครั้ง ๆ ละ 10-30 นาที นอกจากนี้พบว่าโดยเฉลี่ยต่อ 1 สัปดาห์  มีเอกสารเข้ารอเปิดอ่าน มากกว่า 10 เรื่องสิ่งสำคัญพบว่าผู้บริหารมีค่าเฉลี่ยการเปิดอ่านเอกสารในอันดับมากที่สุด ส่วนปัจจัยสนับสนุนการใช้งาน e-Document พบว่า ความเพียงพอของเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้รับการสนับสนุนมากที่สุด ด้านทัศนคติต่อการใช้งาน พบว่า บุคลากรมีความคิดเห็นในระดับมากว่า e-Document  สามารถช่วยลดปริมาณการใช้ทรัพยากรของคณะฯ ส่วนปัญหาและอุปสรรคในการใช้งานพบว่าความซ้ำซ้อนและการส่งข้อมูลข่าวสารที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงมายังบุคลากร ทำให้เกิดความเบื่อหน่ายเป็นปัญหาในอันดับสูงสุด

ส่วนแนวทางแก้ไขหรือสนับสนุนให้บุคลากรใช้งาน e-Document มากขึ้น พบว่า มี 3 แนวทาง ได้แก่ ผู้บริหารควรสนับสนุนและรณรงค์ให้บุคลากรใช้งานอย่างต่อเนื่อง ควรจัดอบรมให้ความรู้เรื่องการใช้งาน e-Document อย่างถูกต้องทุกขั้นตอน และควรจัดทำคู่มือการใช้งานแจกบุคลากรทุกท่าน นอกจากนี้บุคลากรต้องการให้แจ้งข้อมูลข่าวสารเฉพาะบุคคล ถึงเจ้าตัวโดยตรงมากที่สุด รองลงมา คือ ต้องการให้หน่วยสารบรรณตั้ง folder เฉพาะข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ต่าง ๆ เช่น การรับสมัครงาน, เชิญทำบุญ, ประชาสัมพันธ์วารสาร/จุลสาร ฯลฯ หรือตั้งชื่อตามองค์ประกอบของ QA. ทั้ง 9 องค์ประกอบ แล้วแจ้งเวียนเข้าไปไว้ยัง folder ดังกล่าว เพื่อให้เลือกเปิดอ่านเองตามความสนใจ และเป็นการส่งเสริมให้บุคลากรเรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบทั้ง 9 ของการประกันคุณภาพการศึกษา

Factors Associated with Efficiency of Electronic Document User of Personnel            in Faculty of Medical Science Naresuan University

Thanwarat  Krajang

Faculty of Medical Science, Naresuan University

The objective of this study was to explore factors associated with the performance and problems, obstacles, solutions of Electronic Document System (e-Document) as well as to encourage the staffs for its applications. The population was 118 staffs of Faculty of Medical Sciences with regular use of e-Document. Of the total population, there were 86 respondents, representing 72.89 percent of the total population.

The results of this study were found three factors associated with the performance of e-Document including Knowledge Factor, Behavioral factor, and Attitude Factor. In terms of knowledge factor, the staffs have a good knowledge to access to e-Document. In terms of behavioral factor, on average staffs use e-Document twice a day, with 10-30 minutes per time. In addition, on average over 10 electronic documents are waiting for reading per week. More importantly, the administrators have the highest scoring average on reading of electronic documents. Furthermore, the analytic results of factors supporting the use of e-Documents showed that the sufficient amount of computer is the supporting factor with highest score. In terms of attitude factor, staffs’ attitudes towards e-Document are at high level. They see that e-Document is an effective way to manage and reduce the Faculty’s resource utilization. For problems and obstacles, staffs see the transmission of duplicated and irrelevant information, leading to boredom as the most serious problem.             

In terms of possible solutions and suggestions to encourage the use of e-Document, three ways should be considered. First, administrators should support the consistent use of e-Document, organize the e-Document comprehensive training, and prepare e-Document handbook to staffs. Besides, related news and information should be directly informed to staffs and this is the most important demand of staffs. Followed by, staffs want Archives Unit to organize and categorize the specific folder that contains public relations information such as job application, philanthropy, public relations for journals etc., or title the folder according to 9 elements of QA. By doing so, staffs are encouraged to access information based on their interest and to learn elements of quality assurance.