การพัฒนาปรับปรุงขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารการรายงานตัวและการกรอกรหัส ประจำตัวนักศึกษาใหม่ กรณีศึกษาส านักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม

บทคัดย่อ

การวิจัยครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อ
(1) เพื่อศึกษาสภาพปัญหาขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและ
การกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่
(2) เพื่อพัฒนาปรับปรุงขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการ
กรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่
(3) เพื่อเสนอแนะแนวทางการพัฒนาไปสู่ขั้นตอนการปฏิบัติ ในการ
ตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่และ
(4) เพื่อประเมินผลแนวทางการพัฒนา
ปรับปรุง ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่การศึกษาครั้งนี้เป็น
การศึกษาเพิ่ิื่อการพัฒนาภารกิจของสำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏ
มหาสารคามประชากรเป้าหมายจำนวน 10 คนได้แก่ผู้เชี่ยวชาญจำนวน 1 คนผู้บริหารสำนักงาน
จำนวน 3 คนผู้ปฏิบัติงานภายในสำนักงาน จำนวน 4 คนและผู้ที่เกี่ยวข้อง จำนวน 2 คน เครื่องมือที่ใช้
เป็นชุดคำถามในการจัดสนทนากลุ่มกับผู้เชี่ยวชาญมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูล
ทิตย์ภูมิโดยเน้นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับมาโดยใช้เทคนิคการตรวจสอบแบบสามเส้า
ด้านข้อมูลเพื่อให้เกิดความเชื่อมั่นของข้อมูลที่ได้รับ จากนั้นผู้วิจัยจะวิเคราะห์เนื้อหาโดยวิเคราะห์ตาม
กรอบของ SWOT Analysis ผลการวิจัยพบว่า
1. สภาพปัญหาของขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่
พบว่าระบบการทำงานแบบเดิมของขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารรายงานตัวและการกรอกรหัส
ประจำตัวนักศึกษาใหม่ถึงแม้จะมีความถูกต้องสมบูรณ์เกิดความคลาดเคลื่อนน้อยและสามารถจัดหมู่
เรียนได้ตามที่เปิดสอนแต่ขั้นตอนการทำงานกลับมีความยุ่งยาก ซ้ำซ้อนและจะต้องใช้ทรัพยากรและ
ระยะเวลาในการดำเนินงานมากเนื่องจากปริมาณของเอกสารและจำนวนนักศึกษาที่จะต้องตรวจสอบ
และกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษามีจำนวนมากจึงส่งผลต่อการประกาศพ้นสภาพนักศึกษาและ
กระบวนงานที่เกี่ยวข้องด้านอื่น ๆ อีกด้วย
2. การพัฒนาปรับปรุง ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่
พบว่าแนวทางในการพัฒนากระบวนการขั้นตอนและวิธีการตรวจสอบเอกสารรายงานตัวและการกรอก
รหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่ควรมีการปรับเปลี่ยนขั้นตอนจากการออกรหัสประจำตัวนักศึกษาแบบเดิม
ซึ่งจะดำเนินการออกรหัสประจำตัวนักศึกษาหลังจากที่มีการรับรายงานตัวนักศึกษาเสร็จเรียบร้อยแล้ว
มาใช้วิธีการออกรหัสประจำตัวนักศึกษาแบบใหม่คือจะดำเนินการออกรหัสประจำตัวนักศึกษาก่อนที่จะ
ดำเนินการรับรายงานตัวนักศึกษาโดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการกรอกรหัสประจำตัว
นักศึกษาใหม่ผ่านระบบอินเตอร์เน็ตแทนการกรอกรหัสนักศึกษาใหม่ด้วยมือและให้นักศึกษาใหม่ทุกคน
บันทึกข้อมูลส่วนบุคคลพร้อมแนบไฟล์หลักฐานการรายงานตัวผ่านระบบอินเตอร์เน็ตด้วย
3. แนวทางการพัฒนาไปสู่ขั้นตอนการปฏิบัติ ในการตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัส
ประจำตัวนักศึกษาใหม่พบว่าหน่วยงานอาจจะต้องมีการกำหนดนโยบายและแผนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับ
การรับสมัครและการรับรายงานตัวนักศึกษาใหม่ประจำปีใหม่ให้อยู่ช่วงระยะเวลาเดี่ยวกันและควรมีการ
สร้างโอกาสให้แก่บุคลากรได้พัฒนาความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบการทำงานแบบใหม่ที่จะนำมาใช้ให้
สามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้นเกี่ยวกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้อยู่ได้ด้วยตนเองตลอดจนเพิ่มการ
พัฒนาศักยภาพเทคโนโลยีให้เอื้ออำนวยต่อการทำงานและสามารถพัฒนาระบบการทำงานแบบใหม่ไปสู่
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้
4. การประเมินผลแนวทางการพัฒนาปรับปรุง ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการกรอกรหัส
ประจำตัวนักศึกษาใหม่พบว่าแนวทางที่จะนำมาพัฒนาปรับปรุงขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารและการ
กรอกรหัสประจำตัวนักศึกษาใหม่นั้นสามารถลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ลดทรัพยากรในการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความซ้ำซ้อนได้แต่ยังมีจุดอ่อนและ
ข้อจำกัดในหลายด้านดังนั้นอาจจะต้องศึกษาแนวทางหรือวิธีการจากหน่วยงานต้นแบบเพิ่มเติมเพื่อลด
จุดอ่อนและข้อจำกัดตลอดจนต้องศึกษาแนวทางหรือโอกาสในการปรับเปลี่ยนแผนการปฏิบัติงาน
ภายในสำนัก ฯ ให้สอดคล้องกับนนโยบายการรับนักศึกษาใหม่ของมหาวิทยาลัยโดยจะต้องคำนึงปัจจัย
อย่างอื่นประกอบเพื่อให้เกิดความสมบูรณ์มากที่สุด