การศึกษาและหาแนวทางการจัดทำเอกสารขนส่งสินค้าขาออก กรณีศึกษา บริษัทมิตซุย โซโค (ประเทศไทย) จำกัด

บทคัดย่อ

          งานวิจัยครั้งนี้เป็นการศึกษาและหาแนวทางการจัดทำเอกสารขนส่งสินค้าขาออก กรณีศึกษาบริษัท มิตซุย โซโค (ประเทศไทย) จำกัด มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาขั้นตอนกระบวนการในการจัดทำเอกสารของแผนกขาออก และเพื่อศึกษาแนวทางในการจัดทำเอกสารขนส่งสินค้าขาออกให้มีประสิทธิภาพของแผนกเอกสารขาออก เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงวิธีการทำงานใหม่ โดยการนำแนวคิดการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง หรือแนวคิดไคเซ็น มาเป็นแนวคิดในการศึกษาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในด้านของเวลา และความถูกต้องของเอกสาร คือ ให้มี การตรวจทานใบขนส่งสินค้าให้ถี่ถ้วน เพิ่มจานวนครั้งในการตรวจเพิ่มขึ้น ให้พนักงานแผนกเอกสารขาออก มีการติดตามประสานงาน เจรจากับลูกค้าเพื่อขอข้อมูลการส่งออกสินค้า และเอกสารต่างๆที่ใช้ประกอบการทำ ใบขนส่งสินค้าอย่างน้อย 1 - 2 วันก่อนเรือออก จากการเก็บรวบรวมข้อมูลเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอนการทำงานของพนักงานก่อนการปรับปรุง 1 สัปดาห์ และหลังการปรับปรุงวิธีการใหม่ 1 สัปดาห์ ผลการวิจัยพบว่า หลักการดังกล่าวสามารถลดระยะเวลาการทำงานของพนักงานในการทางานเอกสารใบขนส่งสินค้าขาออกส่งให้กับลูกค้าจากเดิมใช้เวลาเฉลี่ย 29 ชั่วโมง 50 นาที สามารถลดเวลาโดยเฉลี่ยลงเพียง 7 ชั่วโมงเท่านั้น หลักจากมีการติดตามประสานงาน และการเจรจากับลูกค้าเพื่อขอข้อมูลการส่งออกสินค้าและเอกสารต่างๆ ที่ใช้ประกอบการทำใบขนส่งสินค้าอย่างน้อย 1 - 2 วัน ก่อนเรือออก สามารถลดระยะเวลาการรอเอกสารจากลูกค้าจากเดิมที่ต้องรอเอกสาร 1 - 2 วัน ลดเหลือเพียง 4 - 5 ชั่วโมงโดยเฉลี่ย และในด้านความถูกต้องของเอกสารจากเดิมที่ทำเอกสารใบขนส่งสินค้าผิดพลาดถึง 70% ของงานทั้งหมดใน 1 สัปดาห์ วิธีการปรัปปรุงการทำงานใหม่ก็สามารถลดข้อผิดพลาดในการทาเอกสารใบขนสินค้าได้ถึง 100% ของงานทั้งหมดใน 1 สัปดาห์