Application of the DMAIC Framework for Reducing Errors in Revenue Budget Disbursement Processes: A Case Study of a Higher Education Institution
Article Sidebar
Main Article Content
Abstract
Errors in the income fund budget disbursement process adversely affect the efficiency and credibility of financial management within higher education institutions. This research, therefore, aims to apply the Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (DMAIC) framework to reduce these errors. A case study was conducted at a higher education institution, with data collected through participant observation, in-depth interviews with 32 key informants, and document analysis of 147 disbursement cases. The findings revealed that the top three factors associated with the occurrence of errors were incomplete supporting documents (odds ratio = 20.57), non-compliance with approval procedures (odds ratio = 12.73), and inadequate attachment of evidence (odds ratio = 6.47). Following root cause analysis and the implementation of process improvements based on the DMAIC framework, which included 1) defining the problem by analyzing the disbursement process with a SIPOC diagram; 2) measuring the relationship between factors and errors using simple logistic regression; 3) analyzing root causes through Why-Why Analysis and tree diagrams; 4) improving the process by developing solutions with How-How Analysis and tree diagrams; and 5) controlling the outcomes by comparing pre- and post-improvement error rates with a Z-test for two proportions, the error rate decreased from 37.41% to 9.09%, representing a statistically significant reduction. The results confirm the effectiveness of the DMAIC framework in systematically enhancing the quality of the budget disbursement process. Consequently, the study recommends that practitioners enhance the stringency of document completeness checks and strictly adhere to relevant regulations. Furthermore, the knowledge generated from this research can serve as a policy guideline for other higher education institutions in developing quality control systems and improving the efficiency of their income fund budget management.
Downloads
Article Details
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.
All articles published in the Journal of Management Science, Ubon Ratchathani University are copyrighted by the journal. The views and opinions expressed in each article are those of the authors and do not necessarily reflect the views of the Faculty of Management Science, Ubon Ratchathani University. The authors are solely responsible for the content of their articles.
References
กมลทิพย์ คงสวัสดิ์พร. (2561). ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ ประจำปีงบประมาณ 2556ของกรมที่ดิน. วารสารรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา, 1(2), 77-88.
กรชนก เพิ่มคำ. (2563). ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพการเบิกจ่ายงบประมาณของกรมทางหลวงสังกัดส่วนกลาง. (การศึกษาอิสระปริญญามหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์, คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี.
กรมบัญชีกลาง. (2557). การเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง. สืบค้นเมื่อ 20 มกราคม 2568, จาก https://drive.google.com/file/d/1gfo38i8oqc618UZK_3vDwMEV9-ogNXc3/view?usp=sharing
กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม. (2563). พระราชบัญญัติการอุดมศึกษา พ.ศ. 2562. สืบค้นเมื่อ 20 มกราคม 2568, จาก https://www.mhesi.go.th/index.php/all-legal/74-act/2150-2562.html
กฤติกา สังขวดี. (2563). ผลการใช้นวัตกรรมแบบผสมผสานเพื่อส่งเสริมการรู้สารสนเทศกระบวนการ DMAIC ในศตวรรษที่ 21 สำหรับนักศึกษาระดับอุดมศึกษา. วารสารปัญญาภิวัฒน์, 12(1), 291-303.
ขวัญฤทัย ระวัง และ พรพิพัฒน์ จูฑา. (2564). การปรับปรุงกระบวนการเบิกจ่ายเงินงบประมาณขององค์การบริหารส่วนตำบลโคกจาน อำเภอตระการพืชผล จังหวัดอุบลราชธานี. วารสารรังสิตบัณฑิตศึกษาในกลุ่มธุรกิจและสังคมศาสตร์, 7(2), 133-148.
เขตต์ เลิศวิวัฒนพงษ์, กัมปนาท บริบูรณ์, วิกร ตัณฑวุฑโฒ และ อดุลย์ ศุภนัท. (2560). การพัฒนาแนวทางการจัดสรรงบประมาณเพื่อส่งเสริมการศึกษานอกระบบของประเทศไทย. Veridian E-Journal, Silpakorn University ฉบับภาษาไทย สาขามนุษยศาสตร์ สังคมศาสตร์ และศิลปะ, 10(3), 2304-2323.
จรีรัตน์ อาดเวียง. (2565). สมรรถนะในการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมภายในองค์กรที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการเบิกจ่ายงบประมาณของสำนักงานอัยการสูงสุด. (การค้นคว้าอิสระปริญญามหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยศรีปทุม, คณะบัญชี.
ชนิศา หอมหวน และ ปณัทพร เรืองเชิงชุม. (2564). การลดต้นทุนกิจกรรมที่สูญเปล่าจากความผิดพลาดและความล่าช้าในกระบวนการติดตามเอกสารทางการเงิน กรณีศึกษาสถานบริหารวิจัยคลินิกในจังหวัดขอนแก่น. วารสารบริหารศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี, 10(2), 78-93.
ชาลินี ทองใบ, ยุพาวดี แก้วกุล, อริยา พุ่มพวง และ สุภาพร สีบุญ. (2563). การวิเคราะห์สภาพปัญหาในการบริหารเงินสำรองจ่ายของคณะกายภาพบำบัด มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. วารสารวิชาการ ปขมท., 9(2), 166-174.
ณฐกร ลิ่มสุวรรณโรจน์, ทวีศักดิ์ กฤษเจริญ และ วินัย หอมสมบัติ. (2558). เส้นทางของการพัฒนาองค์กรแห่งนวัตกรรมอย่างยั่งยืน กรณีศึกษา: มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี. วารสารวิทยาลัยบัณฑิตศึกษาการจัดการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น, 8(1), 1-18.
ธนากร โคธิเสน และ กฤชวรรธน์ โล่วัชรินทร์. (2564). ความสอดคล้องของการเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐกับการจัดการภาครัฐแนวใหม่: กรณีศึกษามหาวิทยาลัยขอนแก่น. วารสารมนุษยศาสตร์สังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น, 38(2), 135-167.
เบญจวรรณ ทองเสน, มัทนียา พงศ์สุวรรณ และ จิรศักดิ์ แซ่โค้ว. (2567). การพัฒนาประสิทธิภาพการบริหารงานงบประมาณ โดยใช้คู่มือเบิกจ่ายเงินอิเล็กทรอนิกส์ของโรงเรียนพนมศึกษา สังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษาสุราษฎร์ธานี ชุมพร. วารสารสังคมศาสตร์ปัญญาพัฒน์, 6(2), 279-288.
ปวิดา จันทะขาล, ภัธภร หลั่งประยูร และ ธีระวัฒน์ มอนไธสง. (2567). แนวทางการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารงานงบประมาณของสถานศึกษา สังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษาพระนครศรีอยุธยา. วารสารมณีเชษฐาราม วัดจอมมณี, 7(5), 936-958.
พิมปภัค เล็กใจซื่อ และ พรรณทิพย์ อย่างกลั่น. (2565). ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพการจัดทำบัญชีด้านการเบิกจ่ายในระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) ของกรมการเงินทหารบก. วารสารการบริหารนิติบุคคลและนวัตกรรมท้องถิ่น, 8(8), 291-308.
เพ็ญศรี ชื่นชม. (2567). ความสัมพันธ์ระหว่างการวางแผนการปฏิบัติงานกับประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรทางด้านการเงินและบัญชี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ. วารสารวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฎสกลนคร, 4(4), 1372-1388.
ลักษณา ยิ้มจำรัส. (2567). การประยุกต์ใช้แนวคิดแบบลีนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานตรวจสอบและการเบิกจ่ายทุนอุดหนุนการทำวิจัยจากเงินรายได้ของคณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์. วารสารนวัตศาสตร์สหวิทยาการ, 2(1), 35-49.
วรรณปวีณ์ แจ้งกระจ่าง และ กนกศักดิ์ สุขวัฒนาสินิทธิ์. (2567). ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จด้านการเบิกจ่ายเงินในระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) ของสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม. วารสารรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา, 7(2), 58-73.
วราภรณ์ ธนากูลจีรวัฒน์ และ พรรณี สุวัตถี. (2560). ประสิทธิภาพการบริหารงานงบประมาณของสถานศึกษา สังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษามัธยมศึกษา เขต 9. วารสารศิลปากรศึกษาศาสตร์วิจัย, 9(2), 304-318.
วัชญา ศิริวรุณรักษ์. (2560). การวิเคราะห์การบริหารงบประมาณเงินรายได้ของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่. (การค้นคว้าแบบอิสระปริญญามหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยเชียงใหม่, บัณฑิตวิทยาลัย.
ศุภกร พันธุ์เสนา และ ธนดล ภูสีฤทธิ์. (2564). การพัฒนาระบบกำกับและติดตามการยืมเงิน คืนเงินยืม เบิกจ่ายเงินราชการ กองแผนงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม. วารสารเทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม, 4(10), 78-91.
สุชาดา กนกชัชวาล และ ณัฐจิรา หวังดี. (2564). การพัฒนาระบบการเบิกจ่ายตามมาตรการเร่งรัดการใช้จ่ายงบประมาณรายจ่ายของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี. วารสารวิจัยวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์, 5(2), 43-57.
สุนิดา ชูคีตะศิลป์. (2558). แนวทางการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายงบประมาณของสำนักผังเมือง กรุงเทพมหานคร. (วิทยานิพนธ์ปริญญามหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนคร, บัณฑิตวิทยาลัย.
Amornsak Sangthong, & Wissawa Aunyawong. (2023). Development of financial service management system of College of Logistics and Supply Chain, Suan Sunandha Rajabhat University, Nakhon Pathom Campus. In International Academic Multidisciplinary Research Conference in Seoul 2023 (pp. 335-340). South Korea: ICBTS.
Astuti, E. Y., & Fadjarenie, R. A. (2024). The influence of budget planning, human resource competence, and budget implementation on budget absorption performance. Jurnal Penelitian Pendidikan Indonesia, 10(3), 248-262.
Creswell, J. W., & Clark, V. L. P. (2017). Designing and Conducting Mixed Methods Research. Thousand Oaks, CA: Sage publications.
Ekanem, E. (2014). Zero-based budgeting as a management tool for effective university budget implementation in University of Calabar, Nigeria. European Journal of Business and Social Sciences, 2(11), 11-19.
Ganecho, G. (2018). Challenges and prospects of budget preparation and utilization: A study in selected finance bureau of Kaffa Zone. Research Journal of Finance and Accounting, 9(21), 27-35.
George, M. L., Rowlands, D., Price, M., & Maxey, J. (2011). The Lean Six Sigma Pocket Toolbook: A Quick Reference Guide to 100 Tools for Improving Quality and Speed. New York: McGraw-Hill.
Heizer, J., Render, B., & Munson, C. (2021). Principles of Operations Management: Sustainability and Supply Chain Management. 11th ed. Harlow, UK: Pearson.
Jirapong Ruanggoon, Preecha Pornpayuhakeit, & Pakorn Opasvitayarux. (2023). Application of lean concepts to improve consumable disbursement process to reduce waiting time in a public hospital in Bangkok. Rmutsb Academic Journal (Humanities and Social Sciences), 8(2), 192-205.
Kriangsak Chanthinok, & Ekkachai Naenudorn. (2022). Office supplies requisition-disbursement system processing on cloud: Algorithms and database design techniques. Journal of Computer Science, 18(10), 979-992.
Mathenge, M. S., Shavulimo, P. M., & Kiama, M. (2018). Financial factors influencing budget implementation in counties (A survey of selected counties in Keny). Research Journal of Finance and Accounting, 9(1), 44-75.
Millett, J. D. (1954). Management in the Public Service: The Quest for Effective Performance. New York: McGraw-Hill.
Pentoria, R., Vaguita, M., & Meilina, S. (2023). Management of regional revenue and expenditure budgets at the regional financial management agency. Adabi: Journal of Public Administration and Business, 10(1), 33-48.
Santos, J. R. D., Oliveira, M. A. D., Vieira, R. K., & Melo, E. S. D. (2021). Use of DMAIC to elaborate a proposal to improve the purchase processes of the material department of the Federal University of Amazonas: A study on public procurement management. European Journal of Business and Management Research, 6(3), 155-160.
Srobol Smutkup. (2022). Applying Lean Six Sigma to improve telephone bill payment: A case study of a real estate developer. Nida Case Research Journal, 14(2), 87-109.
Sudchaya Manawakul, & Watanyu Choopak. (2025). Development of the process for preparing documentation for personnel disbursement at the College of Logistics and Supply Chain, Suan Sunandha Rajabhat University. In Proceeding of International Academic Multidisciplinary Research Conference (pp. 256–260). PA, USA: ICBTS Conference Center.
