การพัฒนาระบบงานสารบรรณ วิทยาลัยการเมืองการปกครอง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

บทคัดย่อ

งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับการส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ทำให้ระบบบริหารงานองค์กร หรือระหว่างองค์กรเกิดความคล่องตัว และมีประสิทธิภาพส่งผลให้การบริหารงานในองค์กรเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ การศึกษาค้นคว้าครั้งนี้มีความมุ่งหมายเพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณวิทยาลัยการเมืองการปกครอง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่มีประสิทธิภาพ ภายใต้กรอบการศึกษา4 ด้านได้แก่ การจัดทำหนังสือ การรับหนังสือ การส่งหนังสือ การเก็บรักษาหนังสือ และการทำลายหนังสือ โดยใช้หลักการวิจัยปฏิบัติการ (Action Research) ดำเนินการประกอบด้วยการวางแผน การปฏิบัติ การสังเกต และการสะท้อนผล กลุ่มผู้ให้ข้อมูลเพิ่มเติม จำนวน 22 คน ประกอบด้วย เจ้าหน้าที่วิทยาลัยการเมืองการปกครอง จำนวน 10 คน อาจารย์ประจำวิทยาลัยการเมืองการปกครอง จำนวน  5 คน นิสิตวิทยาลัยการเมืองการปกครอง จำนวน 5 คนเจ้าหน้าที่งานสารบรรณวิทยาลัยการเมืองการปกครอง จำนวน  2 คน เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้แก่ แบบสังเกต แบบสัมภาษณ์ และนำเสนอผลการศึกษาค้นคว้าโดยการพรรณนาผลการศึกษาค้นคว้าพบว่า การพัฒนาระบบงานสารบรรณ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจและปฏิบัติงานได้ตามลำดับขั้นตอน การร่างหนังสือโต้ตอบ การพิมพ์หนังสือถูกต้องรวดเร็ว สะดวกประหยัด งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การรับหนังสือมีการจัดลำดับความสำคัญ และเร่งด่วนของหนังสือ ดำเนินการได้ทันกำหนดเวลา มีการจัดทำสำเนาหนังสือให้ผู้ที่เกี่ยวข้องไปดำเนินการแทนการให้ต้นฉบับไป แก้ปัญหาหนังสือสูญหายได้ การส่งหนังสือมีการตรวจทานความถูกต้อง และความเรียบร้อยของหนังสือก่อนเสนอผู้บริหาร และก่อนนำส่ง แก้ปัญหาความผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้หมดไปได้การทำลายหนังสือ มีการวางแผน และกำหนดขั้นตอนการดำเนินการทำลายหนังสือไว้อย่างชัดเจนผู้ปฏิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงาน การยืมหนังสือสามารถปฏิบัติได้ถูกต้องตามขั้นตอน ส่วนการเก็บรักษาหนังสือผู้ปฏิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจ สามารถแยกประเภทและเก็บหนังสือเข้าแฟ้มตามลำดับก่อน–หลังเลขทะเบียนหนังสือรับ